Am Ende dieser Anleitung haben Sie eine Geschäfts-E-Mail-Adresse, die auf Ihre eigene Domain endet, etwa [email protected] statt einer kostenlosen Webmail-Adresse, verbunden mit einem Postfach, das Sie ohnehin schon lesen, und so eingerichtet, dass Ihre Nachrichten in der Regel bei den Empfängern ankommen und nicht im Spam-Ordner. Sie müssen dafür kein Technikexperte sein. Wenn Sie bereits eine Website auf einer eigenen Domain haben, liegen viele der Bausteine schon bereit.

Und darum lohnt es sich. Angenommen, Sie führen einen Sanitärbetrieb und Ihr Angebot kommt von [email protected]. Das funktioniert, aber es verlangt vom Kunden im Stillen, einem Betrieb zu vertrauen, dessen E-Mail den Namen eines kostenlosen Dienstes trägt statt des eigenen. Eine Adresse auf Ihrer Domain macht das Gegenteil: Sie wiederholt Ihre Marke bei jeder Nachricht und gibt Spamfiltern einen einheitlichen, überprüfbaren Absender, den sie erkennen können. Das ist der Unterschied zwischen einer kostenlosen Webmail-Adresse und einer zur Domain passenden. Die Webmail-Adresse zeigt dem Empfänger, wessen Dienst Sie nutzen; die Domain-Adresse zeigt ihm Sie. Richten wir sie ein.

Schritt 1: Wählen Sie die Adresse, die Ihre Kunden wirklich lesen

Wählen Sie die Wörter vor dem @-Zeichen. Klare, gängige Varianten sind hallo@, info@ oder einfach Ihr eigener Vorname. Halten Sie sie kurz und menschlich und vermeiden Sie Zahlen oder Bindestriche, die sich laut ausgesprochen umständlich anhören.

Warum das wichtig ist: Menschen lesen Ihre Adresse am Telefon vor, schreiben sie von einer Visitenkarte ab und beurteilen sie auf einen Blick. Eine saubere Adresse wie [email protected] lässt sich leicht merken und es fällt leicht, ihr zu vertrauen, und es ist derselbe Name, den ein Kunde bereits auf Ihrem Schild und Ihrer Website sieht.

Schritt 2: Leiten Sie die Adresse an ein Postfach, das Sie ohnehin prüfen

Sie müssen kein neues E-Mail-Programm lernen. Viele E-Mail-Dienste erlauben es, eine Domain-Adresse so anzubinden, dass sie in einem Postfach ankommt, das Sie bereits nutzen, oder sie dorthin weiterzuleiten. Die genauen Schritte unterscheiden sich je nach Anbieter, folgen Sie also der Einrichtungsanleitung des Dienstes, der Ihre E-Mails verwalten wird, oder geben Sie dies an die Person weiter, die Ihre Website betreut, und bitten Sie sie, die Anbindung für Sie vorzunehmen.

Warum das wichtig ist: Eine Adresse, die Sie nie öffnen, ist schlimmer als gar keine Adresse. Wenn Sie sie an das Postfach auf Ihrem Telefon leiten, sehen Sie Anfragen und antworten schnell, und eine schnelle Antwort kann den Unterschied zwischen einem gebuchten Auftrag und einem Kunden ausmachen, der weitergezogen ist.

Schritt 3: Ergänzen Sie die Einträge, die Ihrer E-Mail bei der Zustellung helfen

Es gibt drei öffentliche E-Mail-Standards, deren Namen man kennen sollte: SPF, DKIM und DMARC. Einfach gesagt sind es kleine Einstellungen auf Ihrer Domain, die den Mailservern der Welt im Grunde sagen: „Nachrichten von dieser Domain stammen wirklich von uns.“ Ihr E-Mail-Anbieter gibt Ihnen die genauen Werte zum Einfügen, und dies ist eine Aufgabe, die man sinnvollerweise an die Person weitergibt, die Ihre Website pflegt.

Warum das wichtig ist: Ohne diese hat ein empfangender Mailserver kaum einen Beleg dafür, dass Ihre Nachricht echt ist, und kann sie daher mit Misstrauen behandeln oder unbemerkt aussortieren. Sind sie eingerichtet, wird Ihre E-Mail eher angenommen, und es wird schwieriger, in Ihrem Namen E-Mails zu fälschen. Zustellbarkeit ist nie garantiert, aber diese Einträge machen eine Annahme tendenziell wahrscheinlicher.

Schritt 4: Ersetzen Sie die alte Adresse überall, wo sie auftaucht

Gehen Sie jede Stelle durch, an der Ihre aktuelle Adresse steht, und setzen Sie die neue ein:

Lassen Sie die alte kostenlose Adresse während der Umstellung weiterleiten, damit nichts verloren geht, was an sie gesendet wird.

Warum das wichtig ist: Eine nur halb geänderte Adresse verwirrt Kunden und verteilt Ihre Antworten auf zwei Postfächer. Eine einheitliche Adresse an jeder Stelle, an der Ihr Unternehmen auftritt, sorgt dafür, dass der professionelle Eindruck zusammenhält.

Schritt 5: Senden Sie eine Testnachricht und gehen Sie die Checkliste durch

Bevor Sie sich auf die neue Adresse verlassen, senden Sie von ihr eine Nachricht an einen Bekannten bei einem anderen E-Mail-Dienst und fragen Sie, was bei ihm ankommt. Führen Sie dann diese kurze Prüfung durch.

Die Fünf-Punkte-Vertrauensprüfung für Ihre Adresse:

  1. Namensabgleich. Endet die Adresse auf Ihrer echten Domain, derselben, die Ihre Website nutzt?
  2. Anzeigename. Erscheint Ihr Firmenname oder Ihr eigener Name als Absender und nicht eine Folge von Buchstaben?
  3. Ankunft im Postfach. Ist die Testnachricht im Posteingang Ihres Bekannten gelandet und nicht im Spam-Ordner?
  4. Antwort funktioniert. Kommt die Nachricht direkt bei Ihnen an, wenn Ihr Bekannter antwortet?
  5. Einträge gespeichert. Wurden die SPF-, DKIM- und DMARC-Einstellungen aus Schritt 3 auf Ihrer Domain hinzugefügt und gespeichert?

Warum das wichtig ist: Ein Test kostet Sie fast nichts und fängt die kleinen Fehler ab, einen Tippfehler in der Adresse, einen Eintrag, der nicht gespeichert wurde, bevor ein echter Kunde darauf stößt. Beheben Sie, was fehlschlägt, senden Sie noch einen Test, und Sie sind fertig.

Was Sie jetzt in der Hand haben

Sie haben jetzt eine Geschäfts-E-Mail-Adresse auf Ihrer eigenen Domain, die an ein Postfach geleitet wird, das Sie tatsächlich lesen, gestützt durch die Standard-Einträge, die ihr helfen, die Menschen zu erreichen, denen Sie schreiben, und einheitlich überall dort abgedruckt, wo Ihr Unternehmen auftritt. Es ist eine kleine Änderung mit großer Wirkung: Jede Nachricht, die Sie von nun an senden, stärkt im Stillen Ihren Namen statt den eines kostenlosen Dienstes und gibt Spamfiltern einen Absender, den sie erkennen können. Wenn Ihre Website ohnehin schon auf einer eigenen Domain liegt, ist eine passende E-Mail eine der einfachsten Möglichkeiten, wie das etablierte Unternehmen zu wirken, das Sie sind.

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